“良民记录”的表现形式包括“未受过刑事处分公证”、“受过刑事处分公证”或“查无档案记载公证”（以下简称“良民记录”公证）。由于“良民记录”在国际民商事交往中的普遍应用，对准备出国的中国内地居民或现已旅居海外的原中国内地居民（包括中国公民和外籍华人，以下统称当事人）来说，一般须提前办妥其在中国内地居住期间“良民记录”公证及其相关认证手续。具体提示如下：
（一）当事人申办“良民记录”的法定年龄
自1997年10月1日起施行的《中华人民共和国刑法》第17条第1、2款规定：“已满16周岁的人犯罪，应当负刑事责任。已满14周岁不满16周岁的人，犯故意杀人、故意伤害致人重伤或者死亡、强奸、抢劫、贩卖毒品、放火、爆炸、投毒罪的，应当负刑事责任。”据此，当事人向中国内地涉外公证机构申请办理“良民记录”公证时，其法定年龄应是14周岁以上。
（二）当事人申办“良民记录”的方式和途径
如当事人现已旅居国外，可委托其在中国内地的亲友作为代理人申请办理上述公证及其相关认证手续。
自2006年3月1日起施行的《中华人民共和国公证法》第33条规定：“公证书需要在国外使用，使用国要求先认证的，应当经中华人民共和国外交部或者外交部授权的机构和有关国家驻中华人民共和国使（领）馆认证。”据此，由中国内地涉外公证机构出具“良民记录”公证（须附该公证使用国官方语言译文）后，如果使用国要求办理领事认证，当事人或代理人应先向外交部领事司或者外交部授权的地方外事办公室为上述公证申请办理认证，而后通过上述涉外部门向该公证使用国驻中国的外交或领事机构申请办理领事认证。
根据中国政府与外国政府签订的双边设领协议，外国驻中国的外交、领事机构是划分领区范围的，如加拿大驻广州总领事馆的领区范围是“广东、广西、福建、海南”三省一区（有关详情可参阅《领事公证认证法律实务》附录五中的《外国在中国内地设立的总领事馆、领事馆、领事办公室及名誉领事一览表》）。据此，外国驻中国的外交、领事机构常常仅为欲送往其本国境内使用、由在其领区内的中国内地涉外公证机构出具并经在其领区内的上述外事部门认证的“良民记录”公证办理领事认证。换句话说，如果“良民记录”使用国要求办理领事认证，当事人或代理人在办妥“良民记录”公证后，应依该公证使用国驻中国的外交、领事机构的领区划分办理认证相关手续。
（三）当事人应注意“良民记录”的效力时限
根据国际社会的普遍实践，“良民记录”公证的效力是有时间限制的，通常为半年有效。也就是说，一般情况下，由中国内地涉外公证机构出具的、欲送往中国境外使用的“良民记录”公证，从公证之日起6个月之内有效。如果当事人在该公证有效期间未能出国，或者该公证只证明当事人在中国内地居住的某个时段里未曾受过刑事处分，便须重新向原中国内地涉外公证机构申请办理“至×××年×月×日出境之前在中国居住期间未曾受过刑事处分”等公证。为此，当事人应注意向相关机构了解情况，及时掌握有关“良民记录”公证使用国对其效力时限的法律规定。
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